A medida que nuestros proyectos e iniciativas crecen, también tenemos que hacer cada vez más tareas, por eso resulta ser muy importante comprender los detalles de la productividad personal.
Si quieres saber más sobre este tema, estás en el lugar correcto. Consulta nuestro contenido a continuación y explora cada uno de sus tópicos:
¿Qué es la productividad personal?
La productividad personal es la capacidad de gestionar eficazmente el tiempo y los recursos, para así poder realizar las tareas de manera eficiente y alcanzar los objetivos deseados.
Existen varios beneficios de buscar desarrollar la productividad personal y puedes obtener más información sobre algunos de ellos a continuación:
¿Cuáles son los beneficios de desarrollar tu productividad personal?
Mayor organización
Al desarrollar tu productividad personal, y buscar gestionar el tiempo y los recursos de manera más efectiva, aumentan las posibilidades de que puedas organizar de manera aún más eficiente las tareas de los proyectos e iniciativas que tú vienes llevando a cabo.
Mayor capacidad para tomar decisiones asertivas
Al tener una mayor organización de las tareas que tienes que realizar, aumentan las posibilidades de que puedas tomar decisiones más asertivas, ya que la organización es un elemento clave para aportar aún más claridad a tu enfoque y pensamientos.
Ayuda a facilitar el cumplimiento de los plazos de las tareas
Tomar decisiones más asertivas y saber hacia dónde dirigir el enfoque puede hacer con que tengas mayor facilidad para cumplir con los plazos de las tareas que tienes en mente, ya que el enfoque, junto con la organización, ayuda a definir las tareas prioritarias y cómo utilizar un determinado tiempo o determinados recursos.
Posibilidad de tener más tiempo libre
Tener definidas tus prioridades y buscar administrar bien tu tiempo y recursos, son elementos clave que ayudan a aumentar las posibilidades de que puedas tener más tiempo libre para disfrutar como deseas, ya sea descansando, practicando algún hobby que disfrutes, pasando más tiempo con tu familia y amigos, etc.
Mejor equilibrio entre la vida personal y laboral
Al tener más tiempo libre, esto también puede permitirte tener aún más equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Sabemos que el mundo va cada vez más rápido, y por eso, tener este equilibrio junto con momentos de descanso puede ser algo que marque una gran diferencia positiva en tu rutina.
Descubre ahora 18 increíbles consejos para desarrollar tu productividad personal:
18 consejos para desarrollar tu productividad personal
1 – Comprenda dónde estás invirtiendo actualmente tu tiempo y recursos
Para empezar, es importante que te tomes un momento para anotar en qué tareas, iniciativas y proyectos estás invirtiendo tu tiempo y recursos actualmente.
Hacer algo como esto puede parecer simple, sin embargo, ayuda a brindar una inmensa claridad para que puedas comprender profundamente hacia dónde estás dirigiendo, en este momento, estos dos factores tan valiosos.
2 – Utilice una herramienta de gestión de tareas
Utilizar una herramienta de gestión de tareas puede ser una excelente manera de organizar lo que necesitas hacer y así estructurar tu rutina de manera aún más eficiente.
Es a través de una herramienta de este tipo que podrás, por ejemplo, planificar y monitorear el progreso de tus tareas.
Al tener todo esto definido en una sola herramienta, resulta mucho más fácil tener claro hacia qué debes dirigir tu atención.
3 – Crea listas de tareas
Una buena estrategia también puede ser crear listas de tareas por proyecto o iniciativa.
Supongamos, por ejemplo, que un personaje ficticio llamado Majo está trabajando en 3 proyectos de diseño diferentes en su empresa para marcas que son sus clientes, son ellos:
- Proyecto para una marca de ropa.
- Proyecto para una marca de librería.
- Proyecto para una marca de muebles para el hogar.
Dicho esto, para cada uno de estos proyectos, Majo crearía una lista de tareas pendientes y así estructuraría lo que hay que hacer para cada uno.
Al definir una lista para cada una de las iniciativas que necesita llevar a cabo, le resulta mucho más práctico visualizar lo que necesita hacer primero.
4 – Crea un plan de tareas semanal
Además de crear listas, también podrás crear un plan semanal para cada una de ellas.
Volviendo al ejemplo de Majo, supongamos que ella definió que para la semana del día X al día Y de abril realizará las siguientes tareas para cada uno de sus proyectos:
- Proyecto para marca de ropa: pensar cómo sería el logo de la empresa, estructurar la idea en un mapa mental y empezar a crear el logo.
- Proyecto para marca de librería: presentar la primera versión del logo que se creó para la marca a sus dueños y esperar sus comentarios sobre cómo proceder con el proyecto.
- Proyecto para marca de muebles para el hogar: presentar la versión final del logo a los dueños de la marca y entregarles todo a través de documentos digitales.
Al igual que el personaje Majo, también puedes hacer algo similar y utilizar una herramienta de gestión de tareas para ello, como mencionamos en el consejo 2.
5 – Crea un plan de tareas diario
Después de crear un plan semanal de lo que necesitas hacer, también puedes establecer un plan en el que realices pequeñas tareas cada día hasta alcanzar tu objetivo final con ellas.
Recuerda que hacer un poco cada día es lo ideal y que también necesitas descansar.
6 – Recuerda que también pueden ocurrir imprevistos
Recuerda que ninguna planificación sale ilesa de imprevistos, así que reserva también un tiempo en tu agenda para afrontarlos si alguno llega a pasar.
7 – Prioriza las tareas más importantes
Es posible que tengamos varias tareas que realizar, sin embargo, es necesario que busquemos definir cuáles son las prioridades y cuáles pueden traernos un mejor retorno a la inversión de nuestro tiempo y recursos.
Por eso, al estructurar tus listas y planes de tareas, pregúntate:
- ¿Qué tareas son las más importantes en este momento?
- ¿Las tareas que establezco pueden permitirme alcanzar mi objetivo?
- ¿Qué tareas pueden permitirme obtener un mejor retorno de la inversión de mi tiempo y recursos?
- ¿Qué tareas se podrían realizar después, sin que yo tenga consecuencias negativas?
- ¿Olvidé mencionar alguna tarea en mis listas y planes o está todo completo?
8 – Elimina tareas innecesarias
Para completar las preguntas mencionadas en el consejo anterior, también puedes preguntarte qué tareas son innecesarias en tu lista, para que puedas concentrarte en lo que importa y usar tu tiempo y recursos de manera eficiente para lograr tus objetivos.
9 – Crea grupos de tareas sobre el mismo tema y hazlas en un horario de trabajo determinado
Lo que también puedes hacer para desarrollar tu productividad es agrupar tareas sobre un mismo tema durante determinadas horas de trabajo.
Supongamos, por ejemplo, que Majo, que está llevando a cabo 3 proyectos de diseño diferentes, decide marcar tiempos en su calendario semanal para trabajar en las tareas de cada uno de ellos. Como resultado, su agenda está estructurada de la siguiente manera:
De 9:00 a 12:00 – Tareas del proyecto para la marca de ropa.
De 12:00 a 13:00 – Hora de almuerzo y descanso.
De 13:00 a 15:00 – Tareas del proyecto para la marca de librería.
De 15:00 a 15:45 – Hora de merienda y descanso.
De 15:45 a 18:45 – Tareas del proyecto para la marca de muebles para el hogar.
Este es sólo un ejemplo, y cada agenda debe crearse según las necesidades de cada persona.
Por lo tanto, estructura tus tareas en grupos de la manera que sea más fácil y efectiva para lo que necesitas en tu rutina.
Recuerda también descansar y hacer pausas para relajar cuando sea posible.
10 – Haz una tarea a la vez
Incluso cuando agrupes tus tareas para un mismo tiempo, es importante que las hagas de una en una, sin saltar etapas y centrándote en dividirlas en pequeños pasos.
Aquí, en esta parte, la lista que has creado para comprender tus prioridades se puede utilizar y la puedes adaptar según lo que necesites.
11 – Busca entender qué tareas toman más tiempo
Es normal que haya tareas que consuman más nuestro tiempo y en consecuencia requieran más trabajo.
Busca comprender cuáles son ellas en tus iniciativas, para que puedas concentrarte en llevarlas a cabo en el momento que consideres más adecuado.
12 – Establece límites de tiempo para cada tarea
Así como Majo definió bloques de 3 horas para cada grupo de tareas en sus proyectos, también puedes hacer algo similar definiendo la cantidad de horas o minutos que deseas.
Esto te ayuda a tener más concentración y evitar distracciones, poniendo toda tu atención durante este tiempo en las tareas que tienes definidas.
13 – Comparte tareas con personas de tu equipo
Si trabajas en equipo puede resultar muy interesante definir una división de tareas y estructurar quién será el responsable de cada una de ellas.
Además de ayudar a que todos no se sientan abrumados, también puede ser fundamental para optimizar el tiempo y así alcanzar las metas y objetivos de los proyectos de ustedes.
14 – Optimiza los procesos de tus tareas y busca hacerlos cada vez más eficientes
También puede optimizar los procesos de tus tareas para hacerlos cada vez más eficientes.
Un buen consejo para hacerlo es enumerar todos los pasos que debes seguir en cada uno de tus procesos de tareas y así, por ejemplo, eliminar los innecesarios o duplicados.
En el caso del personaje Majo, supongamos que ella sigue los siguientes pasos para pensar el proceso de la tarea de crear la idea de un logo para las empresas que la contratan:
1 – Realizar investigaciones.
2 – Buscar conocer el público objetivo de la empresa.
3 – Buscar cuáles son las tendencias en el mercado de la empresa.
4 – Pensar en el concepto de la idea.
5 – Crear la primera versión de la idea del logo.
6 – Revisar la primera versión de la idea del logo.
7 – Presentar la primera versión del logo de la empresa.
A partir de esto, Majo se pregunta si alguna de estas tareas está duplicada o debe eliminarse o si todo está bien, y con eso continúa con las etapas de sus proyectos.
15 – Establece pausas para descansar y relajar
Todos necesitamos descansar y relajarnos para que podamos ser productivos de manera eficiente.
No hay manera de que podamos sentirnos dispuestos a trabajar sin cuidar de nosotros mismos y de nuestra salud.
Dicho esto, siempre que sea posible, establece pausas en tu rutina para descansar y relajar.
16 – Aprende a decir no
Muchas veces surgirán en nuestro camino oportunidades y propuestas para trabajar en diferentes proyectos, sin embargo, no podemos querer abrazar el mundo y debemos centrarnos en aquellas iniciativas que, como ya hemos mencionado, pueden traernos un mejor retorno del uso de nuestro tiempo y recursos.
Por eso, siempre que recibas una propuesta o surja una nueva oportunidad en tu vida, pregúntate:
- ¿Esta oportunidad o propuesta tiene que ver con mis metas y valores como persona y profesional?
- ¿Esta oportunidad o propuesta puede traerme un mejor retorno del uso de mi tiempo y recursos?
- ¿Puede esta oportunidad o propuesta encajar en mi agenda, sin impactar directamente mis otros proyectos e iniciativas?
- ¿Esta oportunidad o propuesta me acercaría a lo que quiero para mi futuro o no?
- ¿Esta oportunidad o propuesta se parece a algo que ya hago en mi vida diaria?
- ¿Qué consecuencias negativas y positivas me traería esta oportunidad o propuesta?
Además de estas preguntas, puedes hacerte otras para determinar cuáles oportunidades y propuestas vale la pena seguir y cuáles deberías rechazar.
Saber qué evitar es tan importante como saber qué hacer.
17 – Mantenga hábitos saludables
Cuidar tu salud y mantener hábitos saludables es muy importante.
Por eso, nunca dejes de practicar el autocuidado y mantener una rutina saludable en la medida de lo posible, ya que todo ello impacta directamente en nuestra vida y en nuestra productividad.
18 – Recuerda que la vida no es una maratón
Sabemos que el mundo va cada vez más rápido y muchas veces podemos sentirnos ansiosos por lograr lo que queremos, especialmente cuando todavía no vemos resultados concretos en lo que estamos haciendo.
Pero recuerda que la vida no es una maratón y para que podamos avanzar con seguridad en nuestros proyectos e iniciativas, manteniendo nuestra productividad, también necesitamos descansar y cuidar nuestra salud, siguiendo paso a paso lo que debemos hacer.
Practica el autocuidado y haz un poco cada día. Con el tiempo podrás sentirte agradecido por mirar hacia atrás y ver cómo valió la pena tomarte el tiempo para cuidarte aún más.
Conclusión
Mejorar la productividad personal aporta numerosos beneficios y es muy importante para que podamos alcanzar nuestros objetivos de manera eficiente.
Hay muchas opciones de sugerencias para mejorar esta capacidad, las que mencionamos aquí en este artículo son solo algunas y siempre debes seguir estudiando para encontrar nuevas ideas y estrategias para aplicar en tu rutina.
Te deseamos éxito para poner en práctica los consejos aquí mencionados.